Creación de presentaciones efectivas
Una práctica
bastante extendida a la hora de ponerse a realizar una presentación es
directamente encender nuestro ordenador y empezar a elaborar diapositivas.
Aunque esto puede funcionar para presentaciones muy cortas es claramente
ineficiente en la mayoría de los casos. Esto es así porque al bien poco de
haber empezado la tarea empezaremos a lidiar con cuestiones como “Que fuente de
letra utilizo” o “Qué color pongo de fondo” en lugar de ocuparnos de temas
más importantes como qué temas va a incluir el contenido y cómo estructurarlos.
Así que es interesante reflexionar antes de empezar actuar.
Antes de empezar
una presentación a ciegas o de perdernos en detalles superfluos merece la pena
dedicar un tiempo a reflexionar sobre nuestra tarea.
Realizando las
preguntas adecuadas
Para analizar la
tarea de realizar una presentación es importante centrarse de entrada en los
aspectos claves y dejar el resto para más adelante. Está claro que preguntarse
por el tipo de fuente a utilizar o el color de fondo son aspectos a tener en
cuenta pero no son preguntas clave. Ahora bien, vamos a romper un mito sobre
una pregunta que muchas veces es considerada clave a la hora de abordar una
presentación y NO lo es:
¿Cuántas
diapositivas debe tener la presentación?
Que una
presentación sea exitosa no es una cuestión de cantidad sino de calidad,
existen grandes presentaciones de 15 minutos con más de 100 diapositivas y
otras de una hora sin ninguna diapositiva. A modo de ejemplo en el siguiente
video se puede ver una presentación sobre identidad digital de infinidad de
diapositivas que no dura más de 15 minutos que aunque está en inglés resulta
muy visual:
Una vez tenemos
claro cuales NO son las preguntas adecuadas vamos a centrarnos en las que SI lo
son.
¿Cuál es la
motivación y objetivo de la presentación?
No es lo mismo
tener que presentar un tema teórico en el marco de una asignatura que los
resultados de un trabajo práctico. En el primer caso puede ser interesante, por
ejemplo, acompañar la presentación con un dossier con los detalles de las
fórmulas u otros contenidos que no son aptos para diapositivas mientras
que en el segundo podemos encontrar buenos aliados en los diagramas y los
gráficos. En ambos casos el objetivo es distinto y ello va a marcar el tipo de
presentación, por ello es importante saber antes de nada cuál es nuestro
objetivo.
¿Cuál es el
mensaje central?
La respuesta a
la pregunta anterior nos enfoca para responder a esta pregunta que es una de
las primordiales. Formulada de otra manera vendría a ser:
¿Si tu audiencia
solo fuera capaz de recordar una idea de la presentación cuál tendría que ser?
Hoy en día todos
recibimos una cantidad de información abrumadora de la que solo procesamos una
parte muy reducida así que nos podemos dar por satisfechos si conseguimos que
el público sea capaz de recordar una idea de la presentación. Esa idea
evidentemente debe representar la esencia de lo que queremos decir y debe ser
el mensaje central sobre el que girará nuestra presentación.
Por ejemplo si
estamos realizando una presentación sobre la teoría de la relatividad podemos
contar muchas cosas, dar ejemplos, hablar sobre la vida de Einstein… Pero donde
tenemos que centrar esfuerzos es en que la gente recuerde lo de E=mc2 y
que entienda su significado
¿De cuánto
tiempo disponemos?
Tal como
comentábamos, el número de diapositivas que debe tener la presentación no es la
cuestión, lo que sí hay que tener en cuenta de cara a limitar la extensión de
nuestra exposición es el tiempo que tenemos asignado para la misma.
A la hora de calcular el tiempo total de la exposición hay que asignar un cierto tiempo para el turno de preguntas del público y dejar un cierto margen de seguridad por si nos extendemos más de lo previsto inicialmente. Es muy importante realizar como mínimo un ensayo antes del día de la exposición para comprobar que nos ajustamos al tiempo del que disponemos.
A la hora de calcular el tiempo total de la exposición hay que asignar un cierto tiempo para el turno de preguntas del público y dejar un cierto margen de seguridad por si nos extendemos más de lo previsto inicialmente. Es muy importante realizar como mínimo un ensayo antes del día de la exposición para comprobar que nos ajustamos al tiempo del que disponemos.
Si tenemos
que realizar una presentación de larga duración debemos entonces procurar cada
cierto tiempo incluir elementos que rompan la monotonía, como interactuar con
el público, contar una anécdota, algún toque de humor…
¿Quién es
nuestra audiencia?
Está claro que
hablamos de forma diferente según a quien nos dirigimos, pues sucede algo
parecido a la hora de realizar una presentación.
El tono y estilo
de una presentación va a ser muy diferente si está realizada por un profesor
para sus alumnos, o si se trata de un alumno que presenta ante un tribunal de
profesores o si la presentación es entre compañeros de clase.
Así pues saber
quién es nuestra audiencia nos ayuda a perfilar el estilo de la presentación
pudiéndola hacer más o menos informal, añadir puntos de humor que conecten con
la audiencia etc.
¿Qué información
hay que incluir?
Normalmente
acostumbramos a incluir en la presentación TODA la información que se va a
exponer lo cual es un error porque, si ya está toda la información, ¿cuál es el
valor añadido del orador más allá de leer el texto de las diapositivas?
Muchas veces
menos es más, y está demostrado que los elementos superfluos que no aportan
información solo sirven para desviar la atención. Así que plantea mejor la
pregunta de esta manera:
¿Qué información
se puede omitir?
Hay que recordar
que las diapositivas son un soporte visual que pueden combinarse con otros
elementos como el uso de pizarras o repartir fotocopias con desarrollos de
fórmulas…
Antes de empezar
el viaje es mejor planificar el recorrido
Una vez
contestadas las preguntas clave probablemente ya habrás imaginado un primer
esbozo de cómo va a ser la presentación y en la cabeza te hiervan un montón de
ideas para incluir en las diapositivas. Llegados a este punto se sienten unas
ganas irrefrenables de abrir nuestro programa de hacer presentaciones y
ponernos manos a la obra pero aún no es el momento adecuado.
Antes de empezar
a elaborar diapositivas es necesario tener un esbozo de cómo va a ser la
presentación y es mucho más práctico hacerlo en lápiz y papel porque es más
sencillo ir tachando y añadiendo elementos. Si nos ponemos a hacer diapositivas
sin el esbozo es muy fácil perderse en los detalles de ideas sueltas sin tener
un guión general que las orqueste, por tanto:
¡¡¡AÚN NO ENCIENDAS
LA COMPUTADORA!!!
Redacta una
lista con ideas candidatas
Las ideas igual
que vienen se marchan así que empieza por redactar todas aquellas ideas que se
te han ido ocurriendo y que podrían ser incluidas en la presentación. De hecho
este proceso es bueno empezarlo en la fase de reflexión inicial ya que a medida
que vayas realizando las preguntas clave te irán surgiendo muchas ideas.
Simplemente apúntalas sin juzgarlas, ya realizarás la criba más adelante.
Una vez tengas
una lista bien nutrida de ideas, dedica un tiempo a ordenarlas y categorizarlas
y empieza a filtrar las que no te parezcan adecuadas. Puedes usar diferentes
herramientas para este proceso desde un folio, con lápiz y goma de borrar hasta
post-its y una pizarra o pared. Los post-its son muy interesantes para este
proceso porque permiten ir moviendo y agrupando las ideas de un lado para otro
de forma rápida y nos dan una perspectiva panorámica de todos los elementos.
Si te sientes
más cómodo puedes usar el ordenador pero rápidamente comprobarás que no es la
herramienta más eficiente para este menester. Puedes aplicar cualquier método
que conozcas para optimizar el proceso de generación y categorización de ideas
como realizar un brainstorming, mapas mentales u otras técnicas de
creatividad.
Fase de Diseño
"El diseño
es el alma de una creación que expresa en sí mismo la esencia de lo creado"
Steve Jobs
Tal como indica
Steve Jobs (que es uno de los grandes gurús en esto de realizar presentaciones)
el diseño es una de las partes más importantes porque determina como va a
percibir el mensaje nuestra audiencia. Desgraciadamente es una de las partes
más descuidadas.
Estamos
acostumbrados a crear las presentaciones como una concatenación de diapositivas
que siguen el patrón de alguna plantilla “prefabricada” y que contienen
cantidades excesivas de texto estructurado en “bullet points”. Para intentar arreglar el entuerto de vez
en cuando las adornamos con algún gráfico y clipart lo cual aun las hace más
recargadas.
Si queremos
hacer que nuestras presentaciones sean memorables tenemos que ser capaces de
romper este cliché. Elaboremos presentaciones que marquen la diferencia y que sean capaces
de sorprender e inspirar a la audiencia en lugar de ser monótonas y aburridas.
Si antes
teníamos que interpretar el papel de un director de cine para crear un
StoryBoard ahora pongámonos en la piel de un diseñador para abordar esta fase
de la aventura.
Usar la
presentación como soporte visual, no de texto
Uno de los
errores más comunes en las presentaciones es que no entendemos la finalidad de
la herramienta que estamos utilizando. A menudo utilizamos la presentación como
un soporte de texto que en los peores casos se usa como teleprompter lo cual es
garantía de aburrimiento. En realidad las diapositivas son solo un soporte
visual, el alma de la presentación es y debe ser el orador.
La presentación
está destinada a la audiencia no al orador
La mayoría
diseñamos la presentación para que contenga un resumen de las ideas ( o en el
peor de los casos las ideas sin resumir ) que vamos a ir explicando y así nos
sirve de guión para no perdernos. Esto es muy útil para el orador, pero ¿es
necesario que toda la audiencia vea tu chuleta? Si necesitas notas para no
perderte, úsalas, pero sin mostrarlas a todo el mundo.
Además de lo
anteriormente expuesto existen dos motivos por los que se debe evitar usar la presentación como si se tratara de un
teleprompter
La gente lee màs deprisa de lo que hablas por lo tanto no resultas de utilidad.
Está comprobado
que si recibimos información de forma escrita y oral no podemos procesar ambas
a la vez con lo que acabamos prestando atención únicamente a uno de los dos
canales de información. Si a esto le sumamos el hecho de que las diapositivas
se leen en menos tiempo del que el orador necesita para exponerlas el resultado
es que la audiencia presta atención a las diapositivas en lugar de al orador o
en el peor de los casos a ninguno de los dos.
Hay que tener en
cuenta que la presentación la da el orador, no las diapositivas. Si toda la
información ya está contenida palabra por palabra en ellas, entonces ¿para qué
es necesario el orador? Es por esto que debemos usar la presentación como un
soporte visual que refuerce y remarque el mensaje que estamos dando pero sin
robarnos el foco de atención. Hay que recordar lo que dice John Medina, biólogo
molecular, en una de las brain rules de su libro:
Incluye
únicamente una idea por diapositiva
Alguna vez te
has preguntado cuál es el coste de añadir una diapositiva…. 0$. Entonces
¿porque acumulamos tanta información por diapositiva en lugar de descomponerla
en varias?
Intenta incluir
únicamente una idea por diapositiva. Condensar demasiada información sólo ayuda
a perder la atención de nuestra audiencia.
Si
irremediablemente tienes que incluir varias ideas en la misma diapositiva
(intenta evitar los bullet points) haz que estas aparezcan
secuencialmente. El uso de animaciones te puede ayudar a conseguir que la gente
mantenga el foco en la idea actual
Aplica la regla
de los tercios
A la hora
de situar los elementos que van a componer la diapositiva es interesante que no
estén desparramados sino que estén distribuidos uniformemente en el espacio de
forma armónica entre sí.
Para ello es
importante que nuestras diapositivas no se vean sobrecargadas de elementos. Es
primordial dejar espacios en blanco
Un truco que
puede resultar de utilidad es el de aplicar la regla de los tercios. Dicha
técnica se utiliza sobre todo por fotógrafos en la composición de fotografías
de paisajes o retratos.
Para ello divide
mentalmente la diapositiva en 9 cuadrantes idénticos tal como se puede ver en
la imagen anterior. Si te cuesta realizar esta división de forma mental puedes
activar la opción de ver líneas de cuadrícula en tu software de diapositivas
(en el PowerPoint puedes encontrar esta opción dentro del menú Vista).
A partir de aquí
intenta que los distintos objetos que tengas que incluir estén en sintonía con
la simetría que te ofrecen los cuadrantes dibujados. Esto incluye tanto cuadros
de texto como imágenes, gráficos….
Evitar las
plantillas prefabricadas
El uso de una
plantilla como fondo para las diapositivas es una práctica muy extendida a la
hora de hacer presentaciones. La idea es conseguir una cierta homogeneidad en
toda la presentación a la vez que un toque elegante y profesional sin tener que
esforzarnos. Nada más lejos de la realidad. Lo que le da homogeneidad a la
presentación no es que en todas las diapositivas se repita el mismo logo o
banner y una imagen de fondo sino que tenga un estilo propio que esté patente
de principio a fin. Usar una plantilla no da homogeneidad sino monotonía.
Por otra parte todo el mundo acaba usando las mismas plantillas (ya que vienen de serie cerca de una docena y son muchos quienes las utilizan ) con lo que ya de entrada se crea la sensación de estar viendo algo repetido.
Por otra parte todo el mundo acaba usando las mismas plantillas (ya que vienen de serie cerca de una docena y son muchos quienes las utilizan ) con lo que ya de entrada se crea la sensación de estar viendo algo repetido.
Otro
inconveniente que tiene el uso de plantillas es que en la mayoría de las
ocasiones dichas plantillas son muy oscuras o muy recargadas que es
precisamente lo opuesto a lo que nos interesa que es tener claridad y evitar
elementos superfluos. Así que no dejes que tu software defina el estilo por ti,
defínelo tú mismo.
Elige bien el
tipo y tamaño de fuente
Cualquier texto
que pongamos en una diapositiva debe poder ser leído incluso desde la última
fila de la sala, de lo contrario estamos discriminando a una parte de los
asistentes. Este es un motivo más para no incluir todo lo que vamos a decir en
las diapositivas ya que las fuentes 16 ó 18 son difícilmente legibles a unos
cuantos metros de distancia.
En cuanto al
tipo de fuente a utilizar hay que encontrar un equilibrio entre
originalidad y eficiencia. Cuando elijas una fuente, evita las que usa
todo el mundo (Arial) pero ojo con usar fuentes no universales. Intenta que la fuente
resulte sencilla de leer.
Está comprobado
que para titulares y tamaños grandes de fuente (que es lo que nos aplica)
resultan más fáciles de leer las fuentes sin serifas (sans serif) mientras
que para el texto de documentos ocurre lo contrario. En la imagen de la
izquierda puedes ver un tipo de fuente sin serifas, en el medio uno con serifas
y en la derecha las serifas resaltadas en rojo.
Usa imágenes
para ilustrar tus diapositivas
Recuerda la regla de John Medina: “El sentido de la vista eclipsa al
resto” y aprovéchalo para conseguir un mayor impacto y atención de tu
audiencia. Una buena manera es la de añadir imágenes a las diapositivas. Da
rienda suelta a la creatividad pero con criterio para que las imágenes tengan
concordancia con lo que se expone y no sean elementos superfluos que están para
adornar.
Intenta evitar
el uso del Clipart a toda costa substituyéndolo por imágenes reales ya que el
efecto es muy diferente. Los objetos de clipart tuvieron su auge a principio de
los 90 pero ahora ya están muy desfasados. En las siguientes imágenes puedes
ver la diferencia de realizar la misma diapositiva con ClipArt o con una imagen
real.
Pero ¿Dónde se
pueden conseguir imágenes que sean consistentes con nuestras diapositivas y que
además tengan una licencia que nos permita usarlas sin problemas?
Existen
alternativas de pago en las que por un precio no muy elevado se pueden
conseguir imágenes pero la realidad es que poca gente quiere pagar por
conseguir imágenes. Una de las mejores fuentes de imágenes gratuitas es flickr, donde millones de
usuarios cuelgan sus fotografías, muchos de ellos con licencias Creative Commons.
El problema es
que buscar imágenes a través de flickr puede resultar una tarea tediosa. Para
solucionar esto existen buscadores como compfight que de un solo plumazo nos muestran muchas
más fotografías tal como se puede ver en este ejemplo:
tarea+final.jpg)
